Wissen, was drinsteckt

Christian Frank, Marcus T.R. Schmidt, und Andreas Lemke teilen eine Leidenschaft: sie lieben gutes Essen. Mit gemeinsam mehr als 75 Jahren Erfahrung im internationalen Management von Konsumgütern gründeten sie Anfang 2020 die Querkopf GmbH. Das Start-up bietet moderne, regionale Produkte nach eigenen Rezepturen. „Querkopf steht für eine kurze Lieferkette sowie nachhaltige Produkte möglichst nah an der frischen gastronomischen Zubereitung“, präzisiert Gesellschafter Christian Frank. Gekauft werden die Zutaten bei norddeutschen Landwirten und von ansässigen Manufakturen weiterverarbeitet Vertrieben wird ausschließlich regional, entweder direkt oder über den gehobenen Lebensmitteleinzelhandel.

Aktuell organisiert Querkopf die Herstellung und den Verkauf von zwölf Premiumprodukten. Der Plan sei allerdings, dies auszuweiten und sukzessive eine flächendeckende Distribution zu gewährleisten. „Um auch als kleines Team eine wachsende Kundschaft zu bedienen, benötigen wir ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem. Für durchgängige Prozesse und eine hohe Transparenz im Tagesgeschäft setzen wir seit diesem Jahr auf die Auftragsbearbeitung der Hamburger Software“.

Kosten sparen und flexibel bleiben

 Eines der wichtigsten Auswahlkriterien war dabei, dass die Lösung komplett als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud bezogen werden kann. „Mit HS haben wir jetzt eine kosteneffiziente und zukunftsfähige Cloudlösung, bei der wir die Services jederzeit nach oben oder unten skalieren können“, so Christian Frank. Bezahlt werden lediglich die in Anspruch genommenen Lizenzen und Rechenleistung. Der Server läuft auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure, bei der die Services nach bestehendem Datenschutzrecht in deutschen Rechenzentren hinterlegt sind.

Schnelle Einführung mit Toowoxx

Die Bereitstellung aus der Cloud übernimmt bei HS der Partner Toowoxx. „Über die schnelle Weiterleitung an Toowoxx hatten wir dann ein erstes Beratungsgespräch, in dem geklärt wurde, welche Prozesse für uns wichtig sind, wie sich diese abbilden lassen und welches Preismodell dafür in Frage kommt“, erinnert sich Christian Frank. Ergebnis: Größere Einmalinvestitionen entfallen. Über ein relativ günstiges Monatsentgelt erhält das Unternehmen genau das, was es im Tagesgeschäft benötigt. Um Verfügbarkeit, Back-ups und Updates kümmern sich die Fachleute bei Toowoxx.

Im Anschluss wurde dem Querkopf-Team noch erklärt, wie sich das System remote steuern lässt. „Über die Remote-Desktop-App können wir uns nun auch vor Ort beim Kunden via Tablet oder Smartphone in unser WaWi einloggen und beispielsweise in Echtzeit prüfen, wieviel der gewünschten Ware wir noch an Lager haben.“

Eine Lösung, die mitwächst

Ein weiterer wichtiger Entscheidungsgrund war, dass die Lösung bereits die meisten betriebswirtschaftlichen Abläufe im Standard abgedeckt. Nachfolgend sollte es aber auch möglich sein, zum Beispiel eine Pfandlösung an das System anzubinden. „Die Komplexität kann bei uns jederzeit zunehmen, deshalb wollten wir unbedingt eine flexible Software haben, die sich auch gegenüber nachgelagerten Lösungen offen zeigt“, bringt es der Querkopf-Gründer auf den Punkt. „Mit HS fiel die Wahl zudem auf einen langjährig erfahrenen Hersteller, der auch für alle weiteren Digitalisierungsfragen der richtige Ansprechpartner ist.“

Nahtlose Workflows

Schon jetzt unterstützt HS Auftragsbearbeitung den gesamten Prozess von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung. „Die in Anspruch genommen Produkte und Dienstleistungen wie auch unsere Lagerbestände werden detailliert abgebildet“, erläutert Christian Frank. „Dadurch erhalten wir die bestmögliche Kontrolle über unser Umlaufvermögen und wissen gleichzeitig, welche Produkte an Lager sind und welche nachproduziert werden müssen.“

Auch lassen sich unterschiedliche Preislisten und Kundenstrukturen abbilden. „Auf Tastendruck können wir einzelne Kunden und Absatzmärkte miteinander vergleichen und haben Zugriff auf Angebots- und Warengruppenstatistiken.“ So lassen sich beispielsweise gezielte Verkaufsaktionen für unterschiedliche Kundengruppen durchführen.

Klare Sache Cloud

„Insgesamt haben wir jetzt eine intuitive, bedienerfreundliche Software, die unser Wachstum langfristig trägt“, so das Fazit von Christian Frank. Jungen Unternehmen würde er immer den Weg in die Cloud empfehlen. „Nicht nur wegen der geringeren Kosten, sondern auch weil man sich nicht selbst um Themen wie Sicherheit und Wartung kümmern muss. Wenn wir weiterwachsen, lässt sich die Lösung problemlos nach oben skalieren – das ist mit einem Klick mehr oder weniger getan. Ebenso können wir die Dienste aber auch wieder nach unten fahren.“