Nahtlose Prozesse im CO₂- und Kältemittelgeschäft

Die Cleangas GmbH & Co. KG wurde 1992 in Willingen (Upland) gegründet und hat sich vom kleinen Serviceanbieter für Schankanlagen zu einem europaweit tätigen Spezialisten für Kohlensäure, Trockeneis, Kältemittel und CO₂-basierte Kühlanwendungen entwickelt. Mit über 10.000 Dauerkunden, vier Standorten und rund 50 eigenen Trockeneisanlagen ist das Unternehmen auf standardisierte und belastbare Abläufe angewiesen, um Lieferungen, Produktion und Bestellvolumina zuverlässig zu koordinieren.

Vom Serviceanbieter zum europäischen Spezialisten 

Um die wachsenden Prozesse zuverlässig abzubilden, setzt Cleangas an allen Standorten auf die digitale Prozessplattform von HS - Hamburger Software. Die HS Auftragsbearbeitung für DATEV verknüpft die kaufmännischen Abläufe direkt mit der Finanzbuchhaltung, während das HS Dokumentenmanagement die Archivierung und schnelle Auffindbarkeit von Rechnungen, Verträgen und Versandunterlagen sicherstellt. Durch die nahtlose Integration von E-Commerce, automatisierten Buchungsprozessen und individuell angepassten Layouts für Leergut und Gebinderücknahme entsteht ein belastbarer digitaler Unterbau für das gesamte Unternehmen.

„Die Entwicklung vom Ein-Mann-Betrieb zum Marktführer für Trockeneis ging nur, weil wir schon früh erkannt haben, dass ohne Digitalisierung ein weiteres Wachstum kaum möglich ist“, sagt Geschäftsführer Philipp ten Eicken. „Ohne durchgängige Digitalisierung wäre unser Wachstum nicht möglich gewesen“, betont Philipp ten Eicken, der die Einführung der HS-Lösungen seit 2016 verantwortet hat. Cleangas setzt jährlich rund 16.000 Tonnen CO₂ um, liefert Trockeneis im 24-Stunden-Takt und versendet über 100.000 Pakete pro Jahr – ein Volumen, das nur mit automatisierten ERP-Prozessen zu bewältigen ist.

HS Auftragsbearbeitung für DATEV als zentrales Prozesssystem

Ein entscheidender Schritt war dabei die Einführung der HS Auftragsbearbeitung für DATEV, um alle kaufmännischen Abläufe eng mit der Finanzbuchhaltung zu verzahnen. Die hauseigene E-Commerce-Plattform generiert den Großteil aller Bestellungen, deren Daten automatisiert in das ERP-System fließen. Von dort werden Auftragsbestätigungen erzeugt, Lieferscheine erstellt und Versandprozesse angestoßen. Sämtliche Informationen werden unmittelbar an DATEV übergeben.
„Wir haben täglich bis zu 600 Zahlungseingänge. Das lässt sich manuell nicht fehlerfrei abbilden“, erklärt Philipp ten Eicken. Die HS-Software übernimmt die Zuordnung vollständig automatisiert. Rund 150.000 Zahlungseingänge pro Jahr werden so verarbeitet – ein Aufwand, der ohne Digitalisierung kaum handhabbar wäre.

Spezialprozesse abbilden: Mehrweggebinde, Leergut und Rückverfolgung

Eine Besonderheit bei Cleangas ist das breite Spektrum an CO₂-Zylindern und Trockeneis-Boxen, die als langlebige Mehrweggebinde im Umlauf sind. Alle Behälter werden in der HS Lagerverwaltung als Fremdlager geführt. Gemeinsam mit den Fachleuten von HS - Hamburger Software hat Cleangas ein eigenes Layout entwickelt, um die komplette Leergutlogistik inklusive Rückverfolgung abzubilden. So lässt sich für jeden Kunden genau nachvollziehen, welche Gebinde ausgeliefert wurden, welche Einheiten zurückgekommen sind und welche Restbestände noch beim Kunden stehen. „Die Rückverfolgung ist für uns geschäftskritisch“, beschreibt Philipp ten Eicken das Tagesgeschäft. „Mit HS sehen wir auf Tastendruck, welche Boxen wo im Einsatz sind. Auch unsere Disposition bucht Rücklieferungen direkt über die HS-Oberfläche.“ Auf diese Weise lassen sich die Mehrwegsysteme effizient steuern und gegenüber Industriekunden lückenlos nachweisen – ein zentraler Baustein der Nachhaltigkeitsstrategie von Cleangas.

HS Dokumentenmanagement: Papierabbau, Transparenz und Auskunftsfähigkeit

Im Jahr 2019 folgte die Einführung des HS Dokumentenmanagements. Grund dafür waren die wachsenden Belegmengen, die ohne digitale Archivierung nicht mehr handhabbar gewesen wären. Bei über 3.000 Rechnungen pro Woche wäre das Ausdrucken und eine physische Ablage organisatorisch kaum zu bewältigen gewesen. Heute archiviert Cleangas Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge mit Industriekunden, Liefervereinbarungen, Leergutdokumente sowie Versandunterlagen inklusive Gefahrgutscheine. Die Volltextsuche und die klaren Strukturen ermöglichen es, Belege innerhalb weniger Sekunden zu finden. Für die Kältespezialisten ist dies ein wesentlicher Vorteil, da viele Kunden auf minutengenaue Lieferungen angewiesen sind. „Bei kritischen Sendungen, etwa für Probentransporte, müssen wir sofort wissen, wo sich das Paket befindet und welche Dokumente dazugehören“, erläutert Philipp ten Eicken. „Mit dem HS Dokumentenmanagement geht die Recherche in Sekunden.“ 

Schnittstellen, Automatisierung und API-Einsatz

Cleangas nutzt die Systeme weit über den Standard hinaus. Über die HS API wurden mehrere Eigenentwicklungen angebunden, darunter eine Rücknahmesoftware für Mehrwegboxen, die vollständige E-Commerce-Anbindung, ein Tool zur automatischen Übergabe von Kundendaten an die Telefonanlage sowie die Integration der Versandsoftware V-Log.
Auf diese Weise entstehen besonders schlanke Abläufe: Wird eine Bestellung online ausgelöst, werden innerhalb von zehn Minuten alle relevanten Daten in HS angelegt, automatisch eine Auftragsbestätigung versendet und die Informationen an die Telefonanlage übergeben. Ruft der Kunde anschließend an, sieht der Service sofort die Bestellung, den Status und die dazugehörigen Dokumente.

Sendungsverfolgung und DMS-Verknüpfung

In der Auftragsbearbeitung setzt Cleangas zusätzlich ein von HS angepasstes Modul zur Sendungsverfolgung ein. Anders als bei klassischen KEP-Diensten (Kurier-, Express- und Paketdienste) benötigt das Unternehmen detailliertere Rückmeldungen zu jeder Sendung, beispielsweise zu Gefahrgut und den beteiligten Logistikpartnern. 
Alle Versanddokumente werden automatisch im DMS archiviert und stehen im Kundenkontext jederzeit bereit. Dadurch lassen sich Reklamationen, Liefernachweise oder Rückfragen aus der Industrie ohne Zeitverlust bearbeiten.

Pilotprojekt: KI-gestützte Dokumentenanalyse

Aktuell arbeitet Cleangas gemeinsam mit HS - Hamburger Software an einem Pilotprojekt zur KI-Unterstützung im Dokumentenmanagement. Die KI soll dabei Namensähnlichkeiten besser erkennen und Dokumentinhalte automatisch auswerten. Außerdem soll sie wiederkehrende Reklamationsmuster identifizieren und die Ursachen für Probleme schneller sichtbar machen.
„Früher haben wir vieles in Excel ausgewertet. Bei den heutigen Datenmengen ist das aber nicht mehr möglich“, stellt Philipp ten Eicken fest. „Mit KI-Unterstützung wollen wir Entscheidungen künftig noch stärker datenbasiert treffen.“

Digitale Prozesskette als Basis der Unternehmensentwicklung

Cleangas zeigt, wie KMU, die unter Wettbewerbsdruck stehen, ihre Abläufe durchgängig und belastbar gestalten können. Mit der Kombination aus HS Auftragsbearbeitung für DATEV, HS Dokumentenmanagement und mehreren individuellen Schnittstellenlösungen hat das Unternehmen skalierbare Strukturen geschaffen, die Wachstum und steigende Kundenanforderungen zuverlässig unterstützen.
„Unsere Prozesse müssen jederzeit funktionieren: vom Onlineshop über die Produktion bis zur Auslieferung“, resümiert Philipp ten Eicken. „Mit den Lösungen von HS - Hamburger Software haben wir ein flexibles System, das unsere spezifischen Prozesse detailliert abbildet und mit uns weiterwächst.“