Zentrale Informationsdrehscheibe für Risikomanagement

 

Der Konflikt ist altbekannt: Verkäufer sehen den Kunden durch die Provisionsbrille und wollen möglichst immer liefern, das Kreditmanagement betrachtet ihn als Debitor und beurteilt das Risiko eines möglichen Forderungsausfalls. Damit Vertrieb und Kreditmanagement über denselben Informationsstand verfügen, ist es sinnvoll ein systemgestütztes Risikomanagement zu implementieren. Als zentrale Informationsdrehscheibe dient es für ein umfassendes Debitorenmanagement – Ampelfunktionen und aussagekräftige Charts können den Außendienst und Kreditmanager bei ihren Entscheidungen unterstützen.

 

Handelsunternehmen müssen heutzutage immer schneller liefern können, um am hart umkämpften Markt zu bestehen. Hat die Ware den Versand aber einmal verlassen und ist auf dem Weg zu einem Kunden, ist eine Kreditprüfung meist zu spät.

 

Online-Auskünfte direkt in den Debitorenstamm

 

Ein erster Schritt zu mehr Transparenz im Risikomanagement kann die Online-Anbindung von Wirtschaftsauskünften sein. Hierbei sollte jedoch auf Insellösungen verzichtet werden, um Schnittstellenanpassungen zu vermeiden und eine hohe Datenkonsistenz zu gewährleisten. Für diverse ERP-Software gibt es bereits seit vielen Jahren bewährte Tools, welche die Online-Einholung von Wirtschaftsauskünften ermöglichen. Damit müssen die Auskünfte wie auch Bonitätsindex zu einem Kunden per Fax eingeholt und in den Kundenordnern abgelegt werden. Dabei übermitteln Auskunfteien nicht nur Textinformationen, sondern auch strukturierte Daten. Der Vorteil für das Rechnungswesen: die in der Finanzbuchhaltung vorhandenen Kreditmanagementfelder werden automatisiert mit den online abgefragten Ratingdaten befüllt und stehen im Debitorenstamm auf Knopfdruck zur Verfügung. Damit kann die Basis für ein zentrales Debitoren- und Risikomanagement geschaffen werden: Vertrieb, Kreditmanagement und Controlling können überall zentral auf eine einheitliche und aktuelle Informationsbasis zugreifen.

 

Inhomogene Kreditlimitvergabe durch dezentrales Kreditmanagement vermeiden

 

Zwar verfügen dann alle über dieselben Datenbasis, das eigentliche Kreditmanagement wird in vielen Unternehmen jedoch dezentral in den Niederlassungen durchgeführt. Der Grund dafür: die Verantwortlichen in den  Niederlassungen kennen ihre regionalen Kunden erheblich besser. Der Nachteil dabei, ist deren oft subjektive Einschätzung. Durch das Internet sind jedoch regionale Grenzen durchbrochen. So kommt es durchaus vor, dass ein Kreditmanager, sprich ein Leiter von Buchhaltung und Rechnungswesen, einem bestimmten Kunden ein definiertes Kreditlimit einräumt, wohingegen sein Leipziger Kollege demselben Kunden ein anderes Limit gestattet, und zwar abhängig davon, wie derjenige die zentral verfügbaren Wirtschaftsauskünfte beurteilt bzw. den Bonitätsindex bewertet. Um eine solche inhomogene Kreditvergabe zu vermeiden, sollte auch das Kreditmanagement zentral gesteuert werden.

 

Vom Kredit- zum Debitoren- und Risikomanagement – Ausfallrisiken frühzeitig erkennen

 

Eine Möglichkeit dies zu verhindern, ist die zentrale Installation eines Frühwarnsystems, um bei Forderungsausfällen rechtzeitig gegensteuern zu können. Beispiel Zahlungsmoral: Wird den Kunden bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen Skonto eingeräumt und ist innerhalb von 30 Tagen der volle Betrag fällig, werden nicht fristgerechte Zahlungen laufend protokolliert, um so Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Die Daten sollten automatisch in die Kundenhistorie im Debitorenstamm eingehen. Eine Faustregele dabei ist: Je größer der Kreditbedarf durch offene Posten, umso mehr Informationen sollten in die Bonitätsbetrachtung einfließen, um letztlich eine differenzierte Kundenmatrix zu erhalten. Je mehr Kredit vergeben wird, desto mehr Informationen sind bei der Risikobeurteilung heranzuziehen und zu berücksichtigen. Der bloße Bonitätsindex kann nur die Basis für die Kundenbeurteilung bilden und sollte immer auch durch weiche Faktoren (soft facts) ergänzt werden.

 

Wichtig ist es, ein System zu implementieren, das die Limits nicht statisch vergibt und einplant, sondern revolvierend, indem die Prozesse permanent überwacht und monitort werden. Der erforderliche Aufwand ist zwar um ein Vielfaches höher, trägt aber dazu bei, Kreditrisiken frühzeitig zu verifizieren. Beispielsweise sollten auch Prüfroutinen im Risikomanagement bis auf die Beleginformationen heruntergehen. So kann die Risikomanagementlösung das tatsächliche Zahlungsverhalten der Kunden mit einbeziehen und sich enger am eigenen Businessmodell ausrichten, welches die Datengrundlage für ein internes Ratingraster bildet.

 

Weg von der Vollkaskomentalität

 

Eine weitere Möglichkeit Ausfallrisiken zu minimieren, bildet die Warenkreditversicherung (WKV). Bei der Bestimmung der Andienungsgrenze, sollte überlegt werden, bis zu welcher Höhe ein Unternehmen Ausfälle selbst tragen möchte bzw. kann, um die teils horrenden Policen zu drücken. Was unter dieser Versicherungsschwelle liegt, wird dann eben nicht versichert. Die Strategie dahinter: Top-Cover-Absicherung durch die WKV, für die übrigen Kunden trägt man das Risiko selbst. Gerade vor diesem Hintergrund  ist ein gut funktionierendes Debitoren- und Risikomanagement umso wichtiger.

 

Ein solcher Ansatz zieht natürlich ein Umdenken im Vertrieb nach sich: weg von einer Vollkaskomentalität hin zu mehr Kommunikation mit dem Kreditmanagement. Dadurch soll abgesichert werden, dass ein versicherter Kunde nicht vom Vertrieb aufgrund der zu erwartenden Provision noch schnell beliefert wird, obwohl schon die 2. Mahnung verschickt ist. Oberste Regel sollte es aber sein, dass grundsätzlich jeder Forderungsausfall  vermieden wird, egal ob WKV-versichert oder nicht. Hierbei können Workshops dazu dienen, den Vertrieb zu sensibilisieren und zum Umdenken zu bringen. Außerdem ist es zu empfehlen, dass bei Vertriebstreffen stets auch ein Kreditmanager anwesend ist. Letztlich soll dem Vertrieb vermittelt werden, dass von einem funktionierenden und transparenten Risikomanagement alle profitieren und es manchmal eben auch besser ist, einen Abschluss nicht zu machen, wenn das Risiko eines Forderungsausfalls zu hoch ist.

 

Und ein gut eingestelltes Risikomanagementsystem liefert dem Außendienst auf Knopfdruck auf einen Blick alle erforderlichen Informationen über das aktuelle Zahlungsverhalten eines Kunden, inklusive den Bonitätsindex, Ratingstufe et zetera. Nur so kann die Kommunikation zwischen Kreditmanagement und Vertrieb aus der Einbahnstraße heraus kommen. Wenn Vertrauen zwischen Vertrieb und Kreditmanagement vorhanden ist, zögert ein Außendienstmitarbeiter auch nicht, bei kritischen Fällen im Rechnungswesen anzurufen.  Indem das Kreditmanagement die Kreditlimits bereits vorgibt, werden dem Vertrieb kritische Entscheidungen erleichtert – und innerhalb des vorgegebenen Kreditrahmens kann ein Verkäufer frei agieren.

 

Schwer lesbare Zahlenlisten und Excelitis beseitigen

 

Bisherige Kreditdatenstammblätter in ERP-Systemen gleichen oftmals einem „Datenfriedhof“: mit den hinterlegten Informationen als tabellarische Zahlenreihen und Prozentsätze kann sich der Vertrieb kaum anfreunden. Wenn die Mitarbeiter im Vertriebsinnen- und -außendienst bereits mit benutzerdefinierten Masken arbeiten, also einer Art Cockpit mit sämtlichen vertriebsrelevanten Informationen, Auftragserfassung für Kunden-, Lager-, Streckenauftrag oder Reklamation, dann sollten sie dort auch die Ad-hoc-Einschätzung zu einem Kunden finden. Denkbar wäre es, in so einem Cockpit  aussagekräftige Ampelfunktionen eingebaut, Mahnstufen, Zahlungseingänge, Bonitätsindex, Ratingstufe und Kreditlimits zu hinterlegen. Mit einem Mausklick kann der Benutzer dann ins Risikomanagement verzweigen, wo ihm detailliertere Informationen bereitstehen. Von Vorteil ist es, wenn die Daten ansprechend, leicht nachvollziehbar und grafisch anhand von Ampelfunktionen und Charts aufbereitet werden. Das erhöht die Akzeptanz im Vertrieb. Zudem könnte anhand einer Wanderungsmatrix auf der Zeitachse angezeigt werden, welche Kunden womöglich „abdriften“, damit wäre sofort erkennbar, wer in welche Ratingstufe wechselt. Der Vertrieb profitiert, indem er die Ausreißer nach oben erkennt und den höheren Kreditrahmen durch Zusatzgeschäft ausschöpfen kann. Steht im Risikomanagementsystem noch die entsprechende Ampel auf grün, kann der Außendienst auch gleich durchstarten.

 

Informationsmarktplatz für Risikobeurteilung

 

Die Aufgabe im Kreditmanagement ist es, das Mosaik möglichst komplett aus den vorhandenen Informationen zusammenzusetzen. Ein systemgestütztes Risikomanagement bildet den zentralen Informationsmarktplatz für die Risikoeinschätzung. Dort sollten sämtliche Informationen aus Online-Auskunft, Kreditversicherung und Finanzbuchhaltung zusammenfließen, „harte“ Fakten und weiche Faktoren (z.B. Potentialkennung aus dem Vertrieb) stehen zentral an gleicher Stelle, so dass darauf basierend Kreditlimits objektiv festgelegt werden können.

 

Ein ins ERP integriertes Risikomanagementsystem bringt enorme Vorteile mit sich: Trotz erheblich mehr Informationen müssen diese nicht permanent manuell gesammelt und erfasst werden, sondern fließen direkt in die Ratings ein. Dadurch muss auch niemand mehr die Kunden manuell bewerten und den Schalter umlegen: beliefern oder nicht. Die Prozesse sind in einer solchen Lösung durchgängig automatisiert, ohne jedoch den Menschen als letzte Instanz zu entmündigen.

 

Und die Einführung eines zentralen Kreditmanagements lohnt sich für ein außendienstorientiertes Unternehmen in doppelter Hinsicht. Durch die Verzahnung aller Informationen gelingt der Schulterschluss zwischen den divergenten Interessen von Vertrieb und Kreditmanagement. Ein auf Provision ausgerichteter Vertrieb wird sich zu einem Cashflow-orientierten Vertrieb wandeln.

 

 

Warum Debitorenmanagement mit Anbindung an Wirtschaftsauskunftei?

 

Durch den direkten Zugriff die Datenbank der Auskunftei können  Wirtschaftsinformationen online aus dem ERP abgerufen und mit dem Debitor im Rechnungswesen/Buchhaltung verknüpft. Damit kann das Unternehmen schon in der Angebotsphase Bonitätsauskünfte einholen und so das Risiko unbezahlter Rechnungen reduzieren. Es sollte Möglichkeiten geben, die es erlauben, zusätzliche Informationen für die Kundenbewertung wie eigene Zahlungserfahrungen, Bankauskünfte, Bilanzen, Berichte von Außendienstmitarbeitern oder sonstige Recherchen zentral festzuhalten. Die Auswertung sollte über Scorekarten möglich sein, und zwar basierend auf statistischen Methoden. Als Ergebnis aus einer solchen Scorekarten-Berechnung sollte sich ein Punktwert (Rating) für jeden Kunden ermitteln lassen, um daraus Risikoklassen ableiten zu können. Dabei sollten sich die Klassifizierung und Punktezahl aus der Gewichtung einzelner Bewertungskriterien möglichst automatisiert generieren lassen. Das System sollte aus der Scorekarte einen systemgesteuerten Kreditlimitvorschlag ableiten können, denn der Entscheider per Mausklick in sein operatives Kreditmanagement übernehmen kann. Zudem wäre es denkbar, dass die Scorekarten mit einer Ampelsymbolik versehen sind, die bspw. bei einer Insolvenzmeldung der Wirtschaftsauskunftei zu einem Kunden automatisch auf Rot springt, eine Meldung an das Rechnungswesen/Buchhaltung absetzt, worauf laufende Aufträge des betreffenden Kunden automatisch gestoppt werden.

 

Was sollte ein Kreditversicherungsmanagement können?

 

- Verwaltung von Versicherungsverträgen für Lieferungen/Dienstleistungen an in- und ausländische Kunden
- Abbildung von Ausfuhrpauschalgewährleistungen durch Bundesbürgschaften (APG-Verträge)
- vollständige Integration ins ERP; kreditversicherungsrelevante Kundendaten stehen in Finanzbuchhaltung und Vertrieb per Mausklick zur Verfügung
- flexible Auswertungsmöglichkeiten für umfassende Kreditüberwachung
- Anpassung an individuelle Anforderungen sowohl des Kreditversicherers als auch des Versicherungsnehmers möglich
- Abbildung der Vertragsbedingungen buchungskreisübergreifend und bereichsbezogen möglich
- Unterstützung bei der Erfüllung der Obliegenheiten gegenüber dem Versicherer (u.a. Kontrolle/Meldung der Kreditzielüberschreitungen, Meldung der - Ultimosalden/Monatsumsätze, Selbstprüfung der Bonität von pauschal versicherten Kunden).

 

Ralf M. Haaßengier, Geschäftsführer PRX Agentur für Public Relations GmbH, Stuttgart

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